Scanningsapplikation - scanning af legitimationskort

FAQ

Hvordan kommer jeg på scanningsapplikationen?

Når du har fået godkendt din anmodning om adgang til scanningsapplikationen, vil du automatisk modtage en aktiveringsmail fra ias@notifications.sap.com og vejledning til logon på SAP Online (Microsoft Authenticator). Download Microsoft Authenticator i enten App Store eller Google Play Butik og følg vejledningen første gang du skal bruge løsningen.

For at oprette første gangs logon, skal du benytte to enheder samtidig. Det kan f.eks. være mobil og PC eller mobil og tablet. Dette er relevant da du skal scanne en QR-kode på f.eks. din PC med hjælp fra dit kamera på mobilen. 

Obs. Scanningsapplikationen må ikke tilgås via SAP Start.

Har du spørgsmål til scanningsapplikationen eller kan du ikke logge på?

For at kunne logge på Scanningsapplikationen kræves det, at du har modtaget en aktiveringsmail fra ias@notifications.sap.com.

Er din første aktiveringsmail mere end 30 dage gammel, skal du som ekstern bruger, anmode om en ny ved at sende en mail til saphr@bane.dk. 

 

Den gensendte aktiveringsmail skal benyttes indenfor 48 timer og skal bestilles hos saphr@bane.dk.

Hvis behov for ændring af password i Microsoft Authenticator, send da mail til saphr@bane.dk med anmodning om nulstilling af password.
Mail med nulstilling af password gælder også kun i 48 timer.

 

Har du spørgsmål til scanningsapplikationen, send venligst en mail til scanningsapp@bane.dk.

Har du spørgsmål til, hvordan du installerer og får adgang til Microsoft Authenticator?

Kontakt 14700@bane.dk eller tlf. 82344700, og oplys at din henvendelse vedrører MFA.

Vi anbefaler at du altid beder om sagsnummer og navn på den person, der har håndteret din henvendelse.

Hvad kan jeg se i scanningsapplikationen?

Scanner du en medarbejders legitimationskort med scanningsapplikationen, kan du se gyldige kvalifikationer (markeret med grønt ikon) samt kvalifikationer, der udløber om mindre end 14 dage (markeret med gult ikon).

 

Udløbne kvalifikationer vises ikke i scanningsapplikationen.

Funktionen 'indberet scanningsfejl'

Funktionen, indberet scanningsfejl, gør det muligt for brugerne at indmelde eventuelle fejl, der konstateres ved brug af applikationen. Dette kan f.eks. være:

• QR-koder, der ikke kan scannes
• legitimationskort, der ikke findes eller er bortkommet
• meddelelser om, at legitimationskortet er lukket

Desuden har vi fået udarbejdet nogle mere sigende systemmeddelelser, hvoraf det gerne skulle fremgå, hvordan man som bruger af Scanningsapplikationen, skal forholde sig.

Hvis du er i tvivl om, hvordan ovenstående skal benyttes, så se vejledningen her.

Hvilke enheder kan jeg bruge scanningsapplikationen på?

Scanningsapplikationen virker i styresystemerne Android og IOS (Apple) - herunder mobil og tablet, men virker ligeledes også på pc.

 

 

Hvilke oplysninger vises, når scanning er foretaget?

Eksempel på en scannet medarbejder i Scanningsapplikationen.

Hvilke oplysninger skal fremgå af legitimationskortet?

På et legitimationskort skal der indgå følgende oplysninger:

• Fulde navn
• Medarbejdernummer 
• Unik QR-kode
• Personligt billede

Hvis ovenstående ikke fremgår, så kontakt bdkuddannelser@bane.dk.

Personbilleder til legitimationskortet skal opfylde nedenstående krav:

• Opløsning max 1000x1000 pixels 
• Filstørrelse max 1 mb 
• Højde mindst 95% af bredden. 
• Dokumentet skal være jpg. eller jpeg.

Adgang til scanningsapplikationen som intern medarbejder?

Opret bestilling ved at følge dette link. Udfyld alle felterne i formularen og særligt for feltet ’rollenavn’, indsæt da følgende: EC>HR01:SR_ARB_LEDER

Adgang til scanningsapplikationen som ekstern medarbejder?

Hvis du f.eks. er ekstern SR-arbejdsleder, Sporspærringsleder, Jernbanearbejdsleder eller lignende, send da en mail til bdkuddannelser@bane.dk for at anmode om adgang.

Du kan med fordel udfylde og vedhæfte tro- og loveerklæring i ovenstående mail.

Jeg har en SR-kvalifikation, men har ikke adgang til scanningsapplikationen?

Intern: 
Udfyld formularen på Service-Portalen her. Tryk på 'bestil rolle' og anmod om følgende rolle: EC>HR01:SR_ARB_LEDER.
Så vil du modtage en mail og vejledning så snart rollen er tildelt.

Ekstern:
Udfyld formularen her og send den til bdkuddannelser@bane.dk. 

Hvad gør jeg, hvis scanningsapplikationen mister forbindelsen?

Hvis det grundet systemnedbrud ikke er muligt at scanne, gælder særlige forhold. 

Arbejdet må gerne igangsættes og scanning skal foretages, så snart systemet fungerer igen.
 
Hvis det i løbet af arbejdstiden ikke bliver muligt at scanne, noteres dette i logbogen/tilsynsrapporten, og der indberettes fejl via scanningsapplikationen.
Alternativt kontakter man scanningsapp@bane.dk. 

Hvem har adgang til Tilsynsapplikationen?

Det er kun Banedanmarks Sikkerhedskoordinatorer, undersøgelsesledere, undersøgelsesvagter og enkelte fra Sikkerhedsledelse, Analyse & Styring, der har adgang til Tilsynsapplikationen. 

Anmodes der om adgang og man ikke er en af ovenstående, så bliver anmodningen afvist. 

Hvem får elektroniske legitimationskort?

Alle, der har gennemført kurset Pas på, på banen får tilsendt elektronisk legitimationskort (pdf).

Interne medarbejdere, der ikke har modtaget et legitimationskort, skal sende en mail til bdkuddannelser@bane.dk. 

Mailen skal indeholde et personbillede og der skal stå, at man ønsker at få tilsendt et legitimationskort.

Eksterne kursister, vil automatisk få tilsendt sit legitimationskort efter endt kursus via firmaets kursuskontaktperson. 

Opsætning af lokation på din mobile enhed?

Android

• Åbn appen Indstillinger på din telefon
• Tryk på Placering
• Tryk på App-tilladelser
• Find din fortrukne browser (Google Chrome, Edge, Safari)
• Vælg 'Tillad kun, mens appen er i brug'

Apple 

• Åbn appen Indstillinger på din telefon
• Tryk på Anonymitet & sikkerhed
• Tryk på Lokalitetstjenester
• Tryk på den app, hvor lokation skal tillades

Opsætning af kamera på din mobile enhed?

Android:

 

• Gå i Indstillinger på din mobil
• Tryk på den app du vil ændre tilladelse i (Safari, Google Chrome, Edge)
• Tryk på tilladelser
  •  Hvis du har givet eller afvist tilladelser for appen, kan du finde dem her
• Hvis du vil ændre en tilladelsesindstilling, kan du trykke på den pågældende tilladelse og derefter vælge 'Tillad'

 

Apple:

 

• Gå i Indstillinger på din mobil
• Tryk på den app du vil ændre tilladelse i (Safari, Google Chrome, Edge)
• Tryk på kamera
• Sæt flueben ved 'Tillad'

Hvordan tilmelder jeg mig nyheder om scanningsapplikationen?

Tilmeld dig 'seneste nyt' og få nyheder om scanningsapplikationen

 

Alt du skal gøre er:

• At gå ned i bunden af denne side og klikke på knappen 'Tilmeld nyhedsbrev'
• Gå igen ned i bunden af siden og find 'Nyt om scanningsapplikationen' og sæt hak i feltet 'Nyheder og opdateringer'
• Skriv din mailadresse i feltet under og klik på 'Opret abonnement'
• Du får en mail i din indbakke og denne skal godkendes, før du er helt ajourført med nyhederne om scanningsapplikationen

Opsætning af genvej

Benyt vejledningerne til at lave en genvej af scanningsapplikationen nedenfor:

iPhone
- Safari
- Edge

Android
- Edge

Oplysninger om behandling af dine persondata

Hvem er vi?

Banedanmark er en statslig styrelse under Transportministeriet og er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig ved brug af scanningsapplikationen.

Banedanmarks kontaktoplysninger:

Banedanmark
Carsten Niebuhrs Gade 43, 1577 Kbh. V
CVR-nr.: 18632276
Telefon: + 45 82 34 00 00
Mail: banedanmark@bane.dk

 

Kontaktoplysninger på databeskyttelsesrådgiveren

Hvis du har spørgsmål til dine personoplysninger, er du velkommen til at kontakte Banedanmarks databeskyttelsesrådgiver:

E-mail: dpo@trm.dk
Ved brev: Frederiksholms Kanal 27 F, 1220 København K, att.: DPO
Ved Digital Post: Vælg modtager; "Transportministeriet" og skriv "Att.: DPO” i emnefeltet.”

 

Formålet med og retsgrundlaget for behandlingen af dine personoplysninger:

Formålet med behandlingen af dine persondata er, at Banedanmark skal sikre, at du opnår, eller har opnået, de kvalifikationer, der er krævet, for at du kan udføre de funktioner, som Banedanmarks sikkerhedsgodkendelse omfatter. Hertil kommer, at Banedanmark skal sikre entydig identifikation af den enkelte persons kvalifikationer og beføjelser.

Banedanmark bruger desuden oplysningerne til effektiv planlægning af tilsyn og audit. Dette gør vi for at vores tilsyns- og auditfolk let kan finde de udførende medarbejdere i og ved sporet.

Derudover bruger Banedanmark oplysningerne til analyser og statistik med henblik på at forbedre jernbanesikkerheden og forebygge jernbanesikkerhedsmæssige hændelser.

I tilfælde af jernbanesikkerhedsmæssige hændelser er formålet med behandlingen af dine persondata at undersøge og analysere årsagen til jernbaneulykker, hændelser og andre sikkerhedsmæssige forhold indenfor Banedanmarks ansvarsområde som infrastrukturforvalter.

Behandlingen af dine personoplysninger sker i medfør af databeskyttelsesforordningens art. 6, stk. 1, litra c jf. databeskyttelseslovens § 6, stk. 1, databeskyttelseslovens § 11, stk.1 samt den til enhver tid gældende bekendtgørelse om sikkerhedsgodkendelse og sikkerhedscertifikat på jernbaneområdet, og den til enhver tid gældende CSM-SMS-forordning.

 

Hvilke personoplysninger behandler vi? 

Ved opstart af arbejde i sporet, skal legitimationskortene scannes. Det, der vises i forbindelse med scanningen, er medarbejdernes navn og kvalifikationer. Banedanmark registrerer i SAP hvem der scanner, hvor og hvornår scanningen har fundet sted, samt hvem der er blevet scannet.

Banedanmark indhenter CPR-nummer på alle personer, der oprettes i Banedanmarks SAP-system. Dette for at sikre entydig identifikation af personer, der deltager på kurser. Herunder hvem der får udstedt kursusbeviser og certifikater, samt personer, der administrerer andre personers deltagelse på kurser. Data lagres i Banedanmarks SAP-system, SafetyNet og PowerBI som beskyttes med rettigheder, så kun personer med et berettiget formål, har adgang til data jf. databeskyttelseslovens § 11.

I forbindelse med behandlingen opbevarer vi følgende kategorier af personoplysninger om dig:

 

 

Hvor længe opbevarer vi dine oplysninger?

Dine persondata opbevares så længe det er nødvendigt i forhold til formålet med behandlingen. Når formålet med behandlingen ikke længere er til stede, vil dine persondata blive slettet, anonymiseret eller overført til arkiv efter reglerne i arkivlovgivningen.

I forbindelse med en eventuel sletning, vil vi lægge vægt på, om dine persondata ikke længere er nødvendige til brug for undersøgelser og analyser af jernbaneulykker, hændelser og andre sikkerhedsmæssige forhold med henblik på at opretholde en sikker jernbane.

 

Er der andre modtagere af dine personoplysninger?

I tilfælde af en jernbanesikkerhedsmæssig hændelse, kan vi videregive dine oplysninger til Trafikstyrelsen, Havarikommissionen eller Transportministeriet med henblik på nærmere undersøgelse i henhold til Jernbanelovens kap. 13.

 

Dine rettigheder

Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til Banedanmarks behandling af oplysninger om dig.

Du har ret til at anmode om indsigt i de oplysninger, vi behandler om dig, og du har ret til at anmode om at få rettet urigtige oplysninger om dig. I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores generelle sletning indtræffer. Herudover har du i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine persondata begrænset.

Du har desuden ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger. Der eksisterer undtagelser til disse rettigheder, hvilket betyder, at du ikke altid vil kunne gøre brug af alle dine rettigheder.

Dette skyldes, at Banedanmark som offentlig myndighed i mange tilfælde behandler persondata som led i sin myndighedsudøvelse og derfor har pligt til at opbevare persondata.


Hvis du har spørgsmål til behandlingen af dine persondata eller hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, er du meget velkommen til at kontakte Banedanmark.

Se kontaktoplysningerne ovenfor. 


Du kan i øvrigt læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

 

Klage til Datatilsynet

Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, Banedanmark behandler dine personoplysninger på. Du finder Datatilsynets kontaktoplysninger på www.datatilsynet.dk.